Guia do gestor

Quem conversa com quem

O caminho de uma vistoria, do cadastro até o morador.

1. Gestorsíndico ou administradora

   Cria a conta, cadastra a equipe e os condomínios e libera as funções de cada um.

2. login e senha

3. Funcionáriono condomínio, pelo celular

   Faz a vistoria: fotos, texto falado e a localização. Funciona até sem internet.

4. a vistoria com fotos

5. X VistoriaMinhas vistorias e Timeline

   Guarda o relatório com PDF e QR Code. O gestor acompanha tudo ao vivo.

6. o link pelo WhatsApp

7. Síndico ou conselhopelo link, sem senha

   Abre o relatório no celular e assina com validade digital.

8. se houver ocorrência

9. Moradorpor e-mail ou WhatsApp

   Recebe o aviso da ocorrência que precisa da atenção dele (Notificações).

O que vai aonde

• Cadastro de perfil (Cadastros)→vira o login do funcionário e aparece nas Permissões e no Quem e Onde
• Condomínio (Cadastros)→é o mesmo da Vistoria, das Notificações e do Quem e Onde: um cadastro só
• Vistoria enviada→fica na função e em Minhas vistorias (relatório, PDF e QR Code) e aparece na hora na Timeline
• Ocorrência da vistoria→sai em destaque no relatório; o morador é avisado em Notificações
• Problema da vistoria (Pendências)→vira pendência: quem resolve, até quando e a situação; resolvida só com a foto da solução
• Vistoria do condomínio e vencimento (Vistorias para condomínios)→o e-mail do responsável recebe a vistoria nova, o problema e o vencimento (3 dias antes e no dia)
• Solicitar assinatura (Minhas vistorias)→manda o link pelo WhatsApp; o síndico assina e o relatório fica assinado

Criar a conta

Leva um minuto. O CPF ou CNPJ é opcional.

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   Passo 1. Abra xvistoria.com.br/login e toque em Criar conta.

   

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   Passo 2. Escreva o nome do condomínio, o seu nome e o seu WhatsApp com DDD.

   

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   Passo 3. O CPF ou CNPJ pode ficar em branco. Escreva o seu e-mail, crie a senha e toque em Criar conta.

   

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   Passo 4. Pronto: você já está na tela inicial, com o condomínio cadastrado. Cada quadrado é uma função.

   

Entrar

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   Passo 1. Entre com o e-mail ou toque em Telefone e use o seu WhatsApp. Deixe Lembrar dados marcado para não digitar de novo.

   

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   Passo 2. Na tela inicial, Hoje mostra as vistorias de hoje, as atrasadas e as pendências em aberto, com os condomínios que pedem atenção (toque para abrir). No celular, a barra de baixo leva ao Início, às Vistorias, aos Relatórios e aos Condomínios.

   

3. Dica

   Esqueceu a senha? Pelo e-mail, toque em Esqueci minha senha e receba o link para criar outra. Pelo telefone, o suporte do X Vistoria troca a senha para você pelo WhatsApp.

Cadastrar a equipe

Cada funcionário entra com o próprio login e só vê o que você liberar.

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   Passo 1. Na tela inicial, toque em Cadastros.

   

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   Passo 2. Em Cadastro de perfil, escreva o nome, o e-mail, o WhatsApp (para ele entrar pelo telefone) e a senha. Escolha Funcionário e toque em Cadastrar perfil.

   

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   Passo 3. Em Permissões dos usuários, marque o que ele pode usar: Vistoria, Minhas vistorias, Notificações… Salva sozinho.

   

4. Dica

   Mande ao funcionário o endereço xvistoria.com.br, o e-mail ou o WhatsApp dele e a senha. O perfil Síndico vê tudo; o Supervisor, o que você marcar.

Sua logo e sua cor

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   Passo 1. Em Identidade visual, escolha a logo e a cor e toque em Salvar identidade. A logo vai no alto de todos os relatórios e da página do QR Code; a do X Vistoria fica pequena no rodapé.

   

Cadastrar outro condomínio

O primeiro nasce com a conta. Para os outros, ainda em Cadastros:

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   Passo 1. Escreva o nome do condomínio e o nome do funcionário igual ao cadastrado no perfil.

   

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   Passo 2. Escolha de quanto em quanto tempo é a vistoria e toque em Salvar vistoria.

   

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   Passo 3. A vistoria vai para Vistorias para condomínios, com o funcionário de responsável, e a tela do condomínio abre com os modelos prontos: toque em Usar este modelo ou feche e monte os seus itens.

   

4. Dica

   O condomínio cadastrado aqui é o mesmo das Notificações, do Quem e Onde e de Vistorias para condomínios: um cadastro só para tudo.

Quem e Onde

Diz qual funcionário cuida de cada condomínio. Use quando tiver mais de um condomínio ou mais de um funcionário.

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   Passo 1. Em Cadastros, desça até Quem e Onde. Marque o funcionário e os condomínios dele e toque em Salvar atribuição.

   

Vistorias para condomínios

Cada condomínio com o responsável, a vistoria que se repete e o calendário de vencimentos.

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   Passo 1. Na tela inicial, toque em Vistorias para condomínios.

   

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   Passo 2. Os seus condomínios, com a próxima vistoria. Para cadastrar mais um, toque em + Condomínio.

   

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   Passo 3. Escolha o responsável. O e-mail dele recebe os avisos: vistoria nova, problema na vistoria e vencimento. Toque em Salvar responsável.

   

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   Passo 4. Em Onde fica o condomínio, confira o endereço. Estando no condomínio, toque em Usar minha localização atual: a vistoria feita a mais de 300 m dali sai marcada como Fora do local no relatório.

   

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   Passo 5. Em Itens, escolha de quanto em quanto tempo (de diária a anual) e toque no tipo do item (checklist, pergunta e resposta, sim ou não…): ele já aparece do jeito que o funcionário vai ver. Toque em Salvar vistoria.

   

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   Passo 6. Para não montar do zero, toque em Modelos prontos: o checklist ou as perguntas do condomínio, com 30 itens das áreas comuns (portaria, escadas, extintores, caixas d'água, lixeiras, elevadores, garagem, piscina…). Depois dá para mudar, tirar e acrescentar antes de salvar.

   

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   Passo 7. Em Calendário, o verde é dia de vistoria. Toque no dia para marcar um vencimento.

   

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   Passo 8. Preencha o título, o que vence, a descrição, as observações e o e-mail. O aviso chega 3 dias antes e no dia.

   

Airbnb e corretores de imóveis

Modelos prontos de 30 perguntas para cada setor, e a foto marcada com seta e texto.

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   Passo 1. Na tela inicial, toque em Vistoria para Airbnb ou em Vistoria para corretores imobiliários.

   

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   Passo 2. Cada setor tem os modelos prontos: um Checklist e um Perguntas e respostas, com 30 perguntas cada. Toque em Ver os 30 itens para conferir e em Usar este modelo.

   

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   Passo 3. Nos corretores, escolha casa ou apartamento e aluguel ou venda: os modelos mudam com a escolha, cômodo por cômodo.

   

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   Passo 4. A vistoria abre com as 30 perguntas. Mude o texto, tire no X ou acrescente em + Adicionar. Enviada, ela volta para a página do setor; para guardar a sua versão, use Salvar modelo.

   

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   Passo 5. Em cada foto, toque em Marcar: escolha Seta, Círculo ou Texto e a cor, aponte o detalhe e toque em Salvar a foto marcada.

   

6. Dica

   Precisa de uma vistoria do seu jeito? Na tela inicial, toque em Montamos a sua vistoria personalizada: o WhatsApp abre com o pedido, sem nenhum custo adicional.

Fazer uma vistoria

É assim que o funcionário faz — e você também pode fazer.

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   Passo 1. Na tela inicial, toque em Vistoria.

   

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   Passo 2. Escolha a função: foto e descrição, checklist, pergunta e resposta, conformidade, antes e depois, avaliação por nota ou personalizada.

   

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   Passo 3. Dentro da função ficam as suas vistorias dela. Toque em Nova vistoria.

   

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   Passo 4. Toque em Autorizar: a vistoria registra a localização, para provar onde foi feita.

   

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   Passo 5. O que será vistoriado? Um condomínio, um apartamento ou casa, uma empresa, escola ou hospital, uma máquina, um veículo… Embaixo de cada um tem exemplos. Escolha e toque em Continuar.

   

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   Passo 6. Onde será feita a vistoria? Escreva o local (os que você já usou aparecem para escolher) e, se quiser, o endereço.

   

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   Passo 7. Dê o nome da vistoria. A pergunta muda com a função: no checklist, O que você vai conferir? Toque num exemplo ou escreva.

   

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   Passo 8. Como funciona mostra o que fazer naquela função. Toque em Começar.

   

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   Passo 9. No alto fica o resumo do que você respondeu (para mudar, toque em Alterar). Toque em + Adicionar para o primeiro item.

   

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    Passo 10. Toque em Foto para fotografar (para mais de uma, toque em Mais fotos: vale em todo campo de foto). Cada foto sai com a data, a hora e o endereço de onde foi tirada, gravados nela; para apontar um detalhe, toque em Marcar na foto. Escreva o que viu — ou toque no microfone e fale.

    

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    Passo 11. Viu um problema? No item, toque em Reportar ocorrência.

    

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    Passo 12. Fotografe o problema, descreva e toque em Concluir.

    

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    Passo 13. Terminou os itens? Toque em Salvar e enviar.

    

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    Passo 14. Pronto: a vistoria aparece na função, com o número de protocolo, e em Minhas vistorias.

    

15. Dica

    Todo problema anotado (a ocorrência, o item marcado como Problema, o "não conforme") vira uma pendência: o gestor escolhe quem resolve e até quando.

Perguntas prontas

Para não começar do zero: a Biblioteca traz perguntas por tipo de vistoria.

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   Passo 1. Em Vistoria, toque em Biblioteca.

   

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   Passo 2. Escolha a função no alto, marque as perguntas que quiser e toque em Importar: a vistoria já abre preenchida.

   

3. Dica

   No passo Como funciona da vistoria nova também tem o atalho para a Biblioteca. Precisa de perguntas só da sua operação? Na Biblioteca, toque em Solicitar pelo WhatsApp.

4. Dica

   Na Personalizada, cada pergunta mostra os campos em quadrados (foto, status, prioridade, assinatura com o dedo…): toque nos que ela vai ter e eles já aparecem do jeito que vão ser preenchidos.

Minhas vistorias: relatórios, PDF, QR Code e assinatura

Cada vistoria com o título e o local. Ficam aqui todas as vistorias feitas, com o funcionário e o protocolo.

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   Passo 1. Na tela inicial, toque em Minhas vistorias, ao lado de Cadastros.

   

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   Passo 2. Visão do gestor: as vistorias de toda a equipe. Visão do vistoriador: só as que você fez. Para achar uma vistoria: o protocolo ou o título na busca. Os outros filtros ficam em três botões que abrem ao tocar: Protocolo (o número), Cadastros (o tipo, o funcionário e a função) e Relatórios (o período). A engrenagem ao lado do tipo, do funcionário e da função cadastra ali mesmo, sem sair da tela.

   

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   Passo 3. Toque em Relatórios e escolha o período: De e Até. O botão diz quantas vistorias vão; toque em Gerar relatório. Os outros filtros valem junto: só uma função, só um funcionário, só um tipo.

   

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   Passo 4. O relatório do período sai com o cabeçalho e o rodapé verdes: o resumo em números (vistorias, tudo certo, problemas, fotos, tempo em campo), por função e por funcionário, os problemas encontrados e cada vistoria com os itens e as fotos. Só o resumo tira o detalhe. Toque em Imprimir / PDF para salvar o PDF.

   

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   Passo 5. Toque na vistoria para abrir o relatório. Em cada uma: Fazer de novo abre com os mesmos itens, sem as respostas; Salvar modelo guarda com um nome (o modelo aparece em Vistoria, em Meus modelos); Editar e Excluir.

   

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   Passo 6. Em Editar, acrescente itens em + Adicionar, mude o que quiser ou tire um item no X; o que, onde e o nome mudam em Alterar. Toque em Salvar alterações: o relatório mostra que foi editada.

   

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   Passo 7. Excluir pede confirmação: a vistoria sai da lista e o QR Code dela para de abrir.

   

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   Passo 8. O relatório abre com fotos, ocorrências, horários, as pendências e o endereço de onde o funcionário estava (pelo GPS do celular; tocar no endereço abre o mapa). Feita longe do condomínio, sai marcada como Fora do local. Toque em Imprimir / PDF para salvar o PDF.

   

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   Passo 9. No fim do relatório fica o QR Code: quem aponta a câmera do celular abre o relatório.

   

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    Passo 10. Para o síndico ou o conselho assinar, toque em Solicitar assinatura: o WhatsApp abre com o link; escolha a pessoa e envie.

    

11. Dica

    Depois de assinada, a vistoria não pode mais ser editada nem excluída. O funcionário só vê, edita e exclui as vistorias que ele fez.

Pendências

Cada problema das vistorias com quem resolve, até quando e a situação: aberta, em andamento ou resolvida.

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   Passo 1. Na tela inicial, toque em Pendências. O número mostra quantas estão em aberto (em vermelho, tem atrasada).

   

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   Passo 2. Cada pendência traz o que foi visto, a foto, quem cuida, o prazo e a vistoria de onde veio. Filtre por Em aberto, Atrasadas ou Resolvidas.

   

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   Passo 3. Toque em Gerenciar: escolha o responsável, o prazo e a situação. Toque em Salvar; o responsável recebe o aviso por e-mail.

   

4. Dica

   Resolvida só com a foto da solução. A próxima vistoria do mesmo condomínio já começa mostrando as pendências em aberto dele, para conferir no local.

O que o síndico e o conselho recebem

Sem baixar nada e sem senha: tudo abre pelo link.

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   Passo 1. Quem recebe o link escreve o nome, confirma a declaração e toca em Assinar com validade digital.

   

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   Passo 2. Pronto: o relatório fica assinado, com data, hora e um código de conferência.

   

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   Passo 3. Pelo QR Code ou pelo link, o relatório abre no celular, com as fotos.

   

Avisar o morador

Para a ocorrência que precisa da atenção do morador: vazamento, barulho, equipamento.

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   Passo 1. Na tela inicial, toque em Notificações.

   

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   Passo 2. Cadastre os moradores: um por vez em Cadastrar morador (manual), ou vários de uma vez em Cadastrar moradores em lote, com uma planilha.

   

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   Passo 3. Escolha o condomínio e escreva o bloco, o apartamento, o nome, o telefone e o e-mail. Toque em Adicionar morador.

   

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   Passo 4. Em Enviar notificação, escolha o morador e escreva o que aconteceu (dá para falar no microfone). Se quiser, ponha uma foto.

   

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   Passo 5. Toque em Enviar por E-mail, Enviar por WhatsApp ou Enviar por ambos. No WhatsApp, a mensagem abre pronta: é só enviar.

   

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   Passo 6. Em Notificações enviadas fica o registro de cada aviso — e, no e-mail, se o morador abriu.

   

Acompanhar ao vivo

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   Passo 1. Na tela inicial, toque em Timeline.

   

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   Passo 2. As vistorias da equipe aparecem na hora: condomínio, fotos, duração, localização no mapa e ocorrências.